De nombreuses étapes cruciales doivent être franchies pour réussir la transformation numérique d’une entreprise. L’une de ces étapes, c’est la dématérialisation de documents. C’est un processus qui présente beaucoup d’avantages aux entreprises, mais dont la mise en place nécessite aussi des points de vigilance et de l’attention.
Quels intérêts de mettre en place la dématérialisation de documents ?
Par définition, la dématérialisation de documents c’est la politique que l’on appelle couramment « zéro papier ». Concrètement, dans leur gestion des données et documents, les entreprises, mais aussi les administrations, se passent du format papier pour ne jurer que sur le numérique. La plupart des documents version papier utilisés peuvent être ainsi transformés en version numérique : les documents comptables, les documents commerciaux, dont les factures, les contrats, les bons de commande ou de livraison et aussi les documents RH tels que les dossiers des employés, leurs bulletins de salaire ou encore leurs contrats de travail. En règle générale, pour réussir ce processus, il est fortement conseillé de toujours se faire accompagner par un professionnel. Vous pouvez, par exemple, mettre en oeuvre la dématérialisation de documents, avec Print Value .
Les avantages de la dématérialisation des documents sont nombreux. Éviter, voire supprimer l’utilisation du papier et de tous types d’impression permet de faire de considérables économies, mais il y a également un enjeu écologique. En outre, la gestion numérisée des documents simplifie le travail, notamment dans tous les processus de la transformation digitale, permet de gagner du temps et augmente naturellement la productivité. De plus, les documents numérisés ne demandent pas de solutions logistiques pour le stockage et l’archivage. Ce qui apporte un gain de place, des économies sur les frais liés aux archivages et une sécurité accrue des documents. Enfin, dans le contexte actuel lié à la pandémie Covid-19, la dématérialisation des documents facilite le télétravail pour les entreprises qui choisissent cette option.
Les contraintes dans la dématérialisation des documents
À moins d’avoir une équipe spécifiquement formée pour la dématérialisation des documents dans l’entreprise, la mise en place de ce processus de numérisation des documents nécessite l’expertise d’un professionnel. De nombreux critères et paramètres doivent être pris en compte, notamment pour répondre aux exigences de la loi. Les documents numériques étant facilement modifiables, il est toujours question de certification, d’authenticité, d’intégrité, de lisibilité, de sécurité et aussi d’accessibilité. La signature électronique et la mise en place de coffre fort numérique sont par exemple des solutions préconisées par les prestataires en matière de dématérialisation des documents.
Enfin, il est important de penser au temps d’adaptation des collaborateurs, car la dématérialisation des documents doit être maîtrisée afin de bénéficier de tous ses avantages. Une bonne communication, associée à une formation en interne, permet de prendre en main facilement et efficacement cette importante transformation. Des collaborateurs habitués à travailler avec des documents papier pourraient appréhender le changement radical vers la dématérialisation des documents. Recourir aux services d’un professionnel en la matière est certainement la bonne solution pour assurer la mise en place de cette importante partie de la transformation digitale des entreprises.
