L’accumulation des dossiers sur les bureaux et les pertes fréquentes de documents sont des signes flagrants d’une mauvaise gestion administrative. Vous faites régulièrement face à ce genre de situations sur votre lieu de travail ? Découvrez dans cet article quatre conseils simples pour une bonne gestion administrative au sein de votre entreprise.
Pensez aux solutions numériques
Classer les documents en version papier nécessite souvent de prévoir assez d’espace et surtout de se montrer assez minutieux. Partant de ce fait, il est souvent recommandé d’opter pour des méthodes de conservation électroniques. Même si elles sont parfois un peu complexes, elles demeurent les plus sécurisées et les moins coûteuses. Vous avez par exemple la possibilité de conserver toutes vos données soit sur le Cloud ou encore sur un disque dur. Il est aussi important de souligner qu’il existe aujourd’hui des logiciels adaptés pour une gestion automatique de vos documents. Découvrez l’un des plus performants sur https://recital.ai/. Enfin, la gestion numérique est aussi écologique vu qu’elle réduit votre consommation de papier.
Créez un emplacement pour vos documents
Pour une bonne gestion administrative en entreprise, il est toujours nécessaire d’archiver tous les documents. Cela est valable non seulement pour les contrats et les documents administratifs, mais également pour les factures et les reçus de paye. En général, on recommande d’organiser les documents en les classifiant. D’abord, prévoyez un emplacement pour les documents à trier. Ensuite, un autre pour grouper les documents en différents dossiers. Enfin, un espace dédié au regroupement des dossiers en général. Outre cela, il est également conseillé de mettre sur pied un plan spécifique pour le classement en prenant en considération l’ordre alphabétique, la chronologie ou encore la thématique.
Développez une routine de rangement
Parfois, il peut être assez fatigant et difficile de ranger automatiquement chaque document employé. D’ailleurs, dans une entreprise ou des dizaines de documents sont utilisés quotidiennement, cela constitue une perte de temps et d’énergie considérable. L’idéal pour vous en sortir serait de procrastiner un peu. Ne soyez pas trop pressé de ranger dans la pochette un dossier une fois que vous en avez fini avec. Dans un premier temps, équipez-vous d’un scanner et d’une bannette. Après utilisation, ayez le réflexe de scanner chaque document et de le ranger dans la bannette. Dans un second temps, une fois toutes les trois semaines, prenez le soin de ranger à leur place tous les documents contenus dans la bannette. De cette manière, vous éviterez de ranger constamment tous les jours.
Servez-vous d’un tampon encreur
Toutes les entreprises devraient normalement posséder un tampon encreur. Très pratique et assez simple à utiliser, ce dernier vous permet de gagner un temps considérable dans le classement de vos différents dossiers. Grâce à celui-ci, vous avez la possibilité de trier tous vos documents selon leur catégorie. Pour y parvenir, plusieurs thématiques standards sont associées au tampon. Vous y retrouverez notamment des indications comme « urgent », « en cours », « nouveau », etc. Une minute suffit donc largement pour déterminer exactement où vous devrez ranger votre document.
