La gestion d'archives et la conservation de tous les documents

La gestion d’archives et la conservation de tous les documents

Astuce

Vous recherchez des options de stockage d’archives pour vos documents importants ? Les documents d’archives sont des pièces importantes de l’information de l’entreprise et doivent être stockés de manière sûre, sécurisée et organisée. Dans cet article, nous verrons ce qu’est un document d’archives et comment et où stocker vos archives. Pour plus d’informations sur toutes les formes de gestion des documents, contactez les experts de SGA dès maintenant.

Quels sont les documents d’archives ?

Les documents d’archives sont un type spécifique de dossier produit par un individu, une entreprise ou une organisation. Les archives sont des documents qui se sont accumulés au fil du temps et qui sont généralement classés par date. Ce sont des documents qui ne sont plus utilisés, mais qui peuvent être nécessaires à l’avenir. Les documents d’archives peuvent être définis comme “des documents qui ont été naturellement et nécessairement générés en tant que produit d’activités légales, commerciales, administratives ou sociales régulières.” (Source)

Les archives d’une entreprise donnée peuvent comprendre des documents tels que des documents juridiques, des dossiers fiscaux, des titres, des actes de propriété, des documents patrimoniaux, ainsi que d’autres dossiers. Certaines organisations ou entreprises peuvent également avoir des photographies, des lettres, des rapports donnés ou reçus, ou plus encore.

Les archives peuvent également désigner l’endroit physique où les documents d’archives sont conservés et stockés. Vous avez probablement rencontré des archives dans votre bibliothèque locale, votre hôtel de ville, votre musée ou tout autre lieu public. Bien que les archives fassent souvent référence à des documents historiques, presque tous les particuliers et toutes les entreprises possèdent des documents d’archives et doivent savoir comment stocker ces enregistrements, documents et données en toute sécurité.

Processus de stockage des archives

Comme mentionné ci-dessus, les archives contiennent des dossiers et des documents anciens ou “inactifs” qui ne sont plus nécessaires à l’usage quotidien. La première étape de l’archivage nantes des documents consiste à déterminer quels documents correspondent à cette description. Commencez par sélectionner les documents les plus anciens et progressez à partir de là.

Ensuite, vous ou un spécialiste de la gestion des documents commencerez à archiver et à indexer vos documents. Les archives sont organisées d’une manière spécifique qui facilite la récupération et maximise les capacités de recherche.

Hormis les archives historiques, la plupart des organisations et des entreprises ne souhaitent pas conserver indéfiniment la plupart des documents et des dossiers archivés. Comme toute chose, les données ont un cycle de vie. Au bout d’un certain temps, vos documents les plus anciens peuvent être purgés et détruits pour éviter de conserver trop de documents périmés et inutiles.

Avant de commencer ce processus, il est important de décider où et comment vous allez stocker vos archives. La section suivante présente les avantages et les inconvénients des différentes options de stockage des archives afin de vous aider à prendre une décision éclairée.

 Où stocker les documents d’archives ?

De nombreux documents d’archives contiennent des informations personnelles ou d’entreprises sensibles qui doivent être traitées de manière sûre et prudente. En général, ces documents contiennent également des informations historiques importantes sur l’entreprise que vous ou vos futurs employés pourriez vouloir ou devoir consulter. L’endroit où vous stockez vos archives est important. Voir ci-dessous deux options courantes de stockage des archives.

Espace de location

Si vous êtes une personne très organisée et que vous souhaitez constituer entièrement vos propres archives, un centre de stockage public peut vous convenir. Vous pouvez choisir la taille de l’espace à louer, des petits casiers aux espaces plus grands que certains bureaux ! Vous avez le contrôle total de vos dossiers et pouvez choisir d’archiver vos documents et vos fichiers de la manière qui vous convient le mieux, à vous et à votre entreprise.

Cependant, les espaces de location, même ceux annoncés comme sûrs et sécurisés, ne sont pas conçus pour le stockage de documents. Il peut être risqué de classer des informations d’entreprise très sensibles dans un bâtiment d’entreposage public. Avec l’entreposage d’archives, vous classerez vos documents au même endroit pendant des années. Vous devrez également acheter l’unité de classement appropriée et organiser et maintenir vos dossiers sans l’aide d’un professionnel. Si vous perdez ou égarez un document ou si vous vous retrouvez submergé par un trop grand nombre de dossiers désorganisés, vous devrez régler le problème vous-même.

Stockage en Cloud

Le stockage en Cloud est un bon moyen de conserver des documents sauvegardés et sécurisés en cas d’urgence. Beaucoup considèrent le stockage en Cloud comme l’une des solutions de stockage de documents parfaites pour les petites entreprises en raison de sa polyvalence et de sa facilité d’accès. Si vous venez de commencer à rassembler les archives de votre entreprise, il peut vous aider à garder vos dossiers organisés et sécurisés dès le départ. Le stockage en Cloud permet également aux utilisateurs de partager les documents nécessaires de manière transparente et de retrouver leurs documents importants en cas de besoin. Pour en savoir plus sur les règles de gestion des archives visite notre site Web.

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