Entreprise : pourquoi utiliser un logiciel de gestion de note de frais ?

Entreprise : pourquoi utiliser un logiciel de gestion de note de frais ?

Astuce

La gestion des notes de frais fait partie des grandes préoccupations des entreprises en pleine croissance. L’utilisation d’un logiciel performant comme NF2 représente l’une des meilleures solutions pour automatiser ce processus en entreprise. Quels sont les avantages de ce logiciel de gestion de note frais ? Découvrez ici tout ce qu’il y a à savoir à ce propos.

Gagnez plus de temps

Le premier avantage de ce logiciel consiste à réduire considérablement le temps consacré habituellement à la gestion des notes de frais. En effet, la gestion manuelle est non seulement coûteuse, mais aussi chronophage. Or avec le système de gestion disponible sur https://www.n2f.com/ les dépenses professionnelles effectuées par les collaborateurs peuvent être enregistrées en temps réel. Une fois, l’information saisie, elle est reçue par le service de gestion et par les managers.

Simplifiez le processus

Le logiciel possède une interface intuitive qui permet aux salariés et aux comptables de profiter d’une gestion de note de frais plus simplifiée. En réalité, afin de vous faciliter la tâche le logiciel calcule et actualise l’ensemble des montants relevant des réglementations évolutives. Il s’agit entre autres de la TVA, du barème kilométrique, etc. Alors, vous êtes préservé du doute et des interprétations.

Évitez les erreurs et les fraudes

Dans la gestion manuelle des notes de frais, il n’est pas rare d’observer quelques erreurs. Mais avec l’automatisation, il vous est possible de les réduire drastiquement. En effet, ce logiciel élimine les erreurs humaines (fautes de saisie, oublis, doublons) et effectue l’extraction des données. De plus, en numérisant automatiquement les justificatifs, il vous préserve des risques de pertes de formulaire rencontrés lors des utilisations de papier. Il faut également préciser que ce logiciel détecte les anomalies et tentatives de fraudes.

En fait, il acquiert une meilleure compréhension des habitudes de dépenses de chaque employé et procède à leur comparaison. Ainsi, en cas de dépenses inhabituellement élevées, il peut y remédier facilement.

Réduction de la durée des délais de remboursement

Opter pour ce système vous permet aussi de profiter d’un remboursement plus rapide. En effet, en l’utilisant vous allez pouvoir diminuer tout au long du traitement les délais de la note de frais. Cette intégration avec les logiciels de comptabilité fluidifie considérablement les différents process de remboursement. Par conséquent, en remboursant rapidement, vous allez en plus de simplifier la gestion de vos dépenses, renforcer la confiance de vos collaborateurs.

Contrôlez efficacement vos dépenses

L’une des raisons pour lesquelles il vous faut aussi utiliser ce logiciel de gestion est qu’il s’agit d’un outil performant de contrôle des dépenses. En effet, étant donné que les tâches sont maintenant automatisées, le contrôleur connaît chaque dépense en temps réel et a donc la possibilité de tous les comparer au budget prédéterminé par la société. Par ailleurs, le gestionnaire peut en tout temps vérifier si l’ensemble des dépenses effectuées sont conformes à la politique interne.

En cas de non-conformité, il pourra non seulement le signaler facilement, mais surtout le prévenir. En outre, grâce à ce logiciel, ce dernier pourra aussi envisager des dépenses plus ambitieuses.

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